Pour chaque espace Helvara, l'Entreprise cliente est responsable du traitement des données de ses employés au sens de la loi fédérale sur la protection des données (nLPD). Nexus Studios agit comme sous-traitant technique de la plateforme.
Selon les modules utilisés, Helvara traite : données d'identité et de contact, données contractuelles et salariales, numéro AVS, données de pointage, absences, évaluations et objectifs, documents RH téléversés.
Ces données sont traitées exclusivement pour la gestion du personnel de l'Entreprise cliente : établissement de la paie, suivi du temps de travail, conformité légale (LTr, assurances sociales), gestion administrative RH.
Les données sont hébergées sur l'infrastructure Cloudflare, dans la région Europe de l'Ouest (WEUR). Aucune donnée n'est transférée hors de cette zone dans le cadre normal du service.
Les accès aux données sensibles (fiche employé, paie, documents) sont journalisés (utilisateur, action, horodatage) et consultables par les administrateurs de l'Entreprise dans l'onglet Réglages → Journal.
| Type de données | Durée |
|---|---|
| Documents de paie (bulletins, certificats) | 10 ans (obligations comptables) |
| Dossier employé après sortie | 10 ans |
| Journal d'accès / d'audit | 2 ans glissants |
Toute personne dont les données sont traitées peut demander à l'Entreprise cliente l'accès, la rectification ou la suppression de ses données, dans les limites des obligations légales de conservation. Un export complet du dossier employé est disponible depuis la fiche employé (onglet Sortie → Exporter le dossier complet).
Pour toute question relative à la protection des données, contactez l'administrateur de votre espace Helvara, ou Nexus Studios à l'adresse indiquée sur nexusreality.ch.